佐々木総研グループ

株式会社佐々木総研
西日本税理士法人／西日本社会保険労務士法人
株式会社M＆Cパートナーコンサルティング

仕事をしている中で、会食などの手配依頼を受ける場合があります。
その場合、どのような点に注意すれば良いか、あまり経験がないと難しいかもしれません。

まず、予約の依頼を受けた際に、下記項目の確認をします。

1. 日時
2. 人数（お客様の人数、対応者の人数）
3. 予算
4. 支払い方法
5. 和食、洋食などの指定の有無

NG食材や細かいお客様の好みなど、他にも色々と確認した方がベターな内容もありますが、基本的な事項のみに絞ります。
上記5点の項目を確認し、いくつか候補のお店を絞った上で、予約の電話をします。
最初に、接待である旨を伝え、完全個室を手配するようにお願いしましょう。
人数については、お客様と対応者をわけてお伝えしておくと、接待に慣れているお店では、上座と下座を考えて、セッティングをしてくださいますが、最近では、接待に慣れていないお店も多いので、あらかじめ、上座と下座の人数をお伝えしておきましょう。

また、会社でお店を予約する場合、支払いについても確認をしておく必要があります。
会社での利用の場合は、後日請求書払いが一般的です。事前に、後日請求書払いの対応が可能かどうか、確認をしておきましょう。
その場合、当日接待を担当する対応者に、名刺を渡すように伝えておくとスムーズです。
お店の方へ、請求書の宛名と送付先については、当日お渡しする名刺にてご確認頂くように、お伝えしておきます。
 後は、当日担当者が名刺を渡すだけですので、お客様に気を遣わせることもありません。

このように、いくつかのポイントを押さえながら対応することで、基本的な事項はクリアできます。
あとは、お客様に心地よくお過ごし頂く時間を提供できるよう、 細やかに考えながらすすめていくことで、より良い対応が出来ると思います。

2023年10月24日