ツールは選び方より使い方――業務に合わせた活用法とは？

赤嶺　奈美

2025.02.21 DX推進

1 ツール導入＝業務効率化ではない
2 正攻法にこだわると、逆に非効率になることも
3 ツールの「使いこなし力」を高めるために

ツール導入＝業務効率化ではない

ITツールは業務の効率化に役立ちますが、導入するだけでスムーズに機能するわけではありません。
「導入したのに使われない」「業務フローに馴染まない」といった課題を抱える企業も多いのではないでしょうか？
こうした問題の多くは、ツールの選び方ではなく、どう使いこなすかにあります。
つまり、導入よりも運用の工夫こそが、業務効率化の鍵なのです。

正攻法にこだわると、逆に非効率になることも

多くのITツールには「標準的な使い方」がありますが、それが自社の業務に合うとは限りません。
時には、ツールの使い方を工夫することで、より効果的な運用が可能になることもあります。

例えば、ある企業では、紙の承認申請をデジタル化したいと考えました。しかし、承認者が複数いるため、「1人1アカウント」方式ではスムーズに運用できない可能性がありました。そこで、「部署アカウント」を共有する形で導入し、ツールに業務を合わせるのではなく、業務にツールを適応させることで、負担を減らしながらデジタル化を実現しました。

また、ワークフローツールには、求める機能をすべて備えたものもありますが、コストの問題で導入を断念せざるを得ない場合もあります。例えば、一覧で承認状況を確認できるツールはあるが、複数承認者での処理が難しい。あるいは、承認権限を柔軟に設定できるツールはあるが、コストが高すぎるといったケースです。そのため、機能だけで選ぶのではなく、費用対効果も踏まえた運用の工夫が求められます。

ツールの導入効果は、機能の多さではなく、業務にどうフィットするかで決まります。どの機能を優先し、どこを運用で補うかを慎重に検討することが重要です。

ツールの「使いこなし力」を高めるために

ツールの導入は手段であり、目的ではありません。本当に業務を効率化するためには、「このツールで何ができるか？」よりも「自社の業務をどう改善できるか？」を考えることが大切です。
そのためには、以下の視点が重要です。
• ツールに業務を合わせるのではなく、業務にツールを適応させる
• 機能だけにとらわれず、運用ルールやフローを工夫する
• 正攻法にこだわりすぎず、柔軟な活用法を考える
• すべての要望をツールで満たそうとするのではなく、優先順位を明確にする

ただし、ツールによっては「従業員分のアカウントを購入する必要がある」などの契約条件が定められている場合もあります。
柔軟な活用も重要ですが、契約を守りながら最適な運用を考えることが欠かせません。

ツールは便利ですが、どう活かし、どう使いこなすかが業務効率化のカギです。
「正攻法」にとらわれず、組織に合った使い方を工夫することで、最大限の効果を引き出せます。

私たちは、導入だけでなく、最適な活用法の提案を重視しています。
ツールの「選び方」ではなく、「使い方」に目を向けてみませんか？

2025年2月5日